Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter in der Geschäftsführungsassistenz – Administration & Personal (m/w/d)
Profil/Anforderungen
Hauptaufgaben
1. Pflege interner Abläufe und organisatorischer Standards
Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Team bei der Pflege und Weiterentwicklung interner Arbeitsabläufe, Dokumentationen und organisatorischer Standards.
2. Pflege interner Dokumente, Vorlagen und Checklisten
Sie pflegen interne Dokumente, Vorlagen, Checklisten, Prozessbeschreibungen und Übersichten und stellen sicher, dass diese aktuell, vollständig, klar strukturiert und nachvollziehbar sind.
3. Verwaltung von Dokumentenversionen und Ablagestrukturen
Sie verwalten Dokumentenversionen, Ablagestrukturen und relevante Nachweise, damit wichtige Informationen bei Bedarf schnell auffindbar sind.
4. Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen und Fristen
Sie verfolgen offene Aufgaben, Maßnahmen und Fristen nach und erinnern die zuständigen Personen rechtzeitig an erforderliche Rückmeldungen, Unterlagen oder Nachweise.
5. Unterstützung bei Kunden-Audits und internen Überprüfungen (optional)
Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Kunden-Audits, Lieferantenbewertungen, internen Überprüfungen und sonstigen dokumentationsbezogenen Anforderungen.
6. Sammlung und Pflege relevanter Nachweise
Sie sammeln, strukturieren und pflegen relevante Nachweise, zum Beispiel zu Projekten, Lieferungen, Schulungen, internen Prüfungen, Kundenanforderungen, Kundenfeedback, Beschwerden, Verbesserungsmaßnahmen und internen Freigaben.
7. Pflege von Übersichten, Listen und Auswertungen
Sie unterstützen bei der Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Auswertungen, zum Beispiel Maßnahmenlisten, Schulungsübersichten, Lieferantenlisten, Projektübersichten und qualitätsbezogenen Kennzahlen.
8. Unterstützung nachvollziehbarer und wiederholbarer Abläufe
Sie unterstützen dabei, wichtige Arbeitsabläufe von rein informellen oder kurzfristig improvisierten Vorgehensweisen in klare, dokumentierte, nachvollziehbare und wiederholbare Standards zu überführen.
9. Allgemeine administrative Unterstützung
Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben im Büroalltag, zum Beispiel Terminorganisation, Ablage, Korrespondenz /Post, Besuchervorbereitung, Besprechungsorganisation und Unterstützung der internen Koordination.
Hauptaufgaben – Personal
10. Organisation von Onboarding-Prozessen
Sie koordinieren und bearbeiten die administrativen Aufgaben rund um den Eintritt neuer Mitarbeiter, einschließlich erforderlicher Unterlagen, interner Informationen und organisatorischer Vorbereitung.
11. Organisation von Austritten
Sie begleiten die administrativen Abläufe bei Kündigungen und sonstigen Austritten und stellen sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen, Rückgaben und internen Schritte vollständig bearbeitet und dokumentiert werden.
12. Planung und Dokumentation von Mitarbeitergesprächen
Sie unterstützen bei der Planung und Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und übernehmen im Anschluss die strukturierte Erstellung, Pflege und Ablage der Gesprächsprotokolle.
13. Kontrolle von Arbeitszeit- und Anwesenheitsdaten
Sie verfolgen regelmäßig die Zeiterfassungs- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter, zum Beispiel bei vorzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes, Fehlzeiten, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit. Bei Auffälligkeiten nehmen Sie zeitnah Kontakt mit den betreffenden Mitarbeitern auf, klären den Sachverhalt und dokumentieren die Gespräche entsprechend.
14. Urlaubsplanung
Sie unterstützen bei der Erstellung und Pflege der jährlichen Urlaubsplanung und behalten offene Urlaubsanträge, Abstimmungen und relevante Fristen im Blick.
15. Organisation arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen
Sie koordinieren die regelmäßigen arbeitsmedizinischen bzw. jährlichen Mitarbeiteruntersuchungen und übernehmen die dazugehörige Dokumentation, Terminverfolgung und Ablage.
Source: Bundesagentur fur Arbeit — German Federal Employment Agency · Retrieved 2026-11-08 · Not affiliated with or endorsed by the German Federal Employment Agency
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| German | English |
|---|---|
| zum nächstmöglichen zeitpunkt | as soon as possible |
| anforderungen | requirements |
| mitarbeiter | employee |
| wir suchen | we are looking for |
| aufgaben | tasks / duties |
| (m/w/d) | male/female/diverse (all genders) |
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