Über die IMW ist am Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) die folgende Position zu besetzen:
Office Manager*in (m/w/d)
Das Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) ist eine renommierte interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Universität Bielefeld. Wissenschaftler*innen aus verschiedenen Ländern arbeiten hier gemeinsam an aktuellen Fragestellungen der mathematischen Wirtschaftsforschung. Zum Arbeitsumfeld gehören außerdem regelmäßig Gastwissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland sowie wissenschaftliche Veranstaltungen.
Als Office Manager*in sind Sie eine zentrale Anlaufstelle am Institut und sorgen für einen reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablauf. Ihre Tätigkeit verbindet die eigenständige Organisation des Sekretariats mit abwechslungsreichen Aufgaben in den Bereichen Personal, Finanzen und Drittmittel. Dabei arbeiten Sie eng mit der Institutsleitung, den Wissenschaftler*innen des IMW sowie den zuständigen Bereichen der Universität zusammen und stehen zugleich im regelmäßigen Austausch mit internationalen Gästen.
Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit, unterschiedlichen Ansprechpartner*innen und unmittelbarem Einblick in den wissenschaftlichen Alltag eines forschungsstarken Instituts. Da die Kommunikation am IMW vielfach auf Englisch erfolgt, gehören auch englischsprachige Kontakte selbstverständlich zum Arbeitsalltag.
Ihre Aufgaben
Die Stelle verbindet ein eigenständiges Office Management mit sachbearbeitenden Tätigkeiten in den Bereichen Personal, Finanzen und Drittmittel. Dies umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
Office Management und allgemeine administrative Aufgaben (ca. 55 %)
Personal (ca. 15 %)
Finanzen (ca. 15 %)
Drittmittel (ca. 15 %)
Ihr Profil
Das erwarten wir
mindestens einjährige praktische Erfahrungen im Büromanagement sowie in der eigenständigen Bearbeitung administrativer Aufgaben
sehr gute Deutschkenntnisse und ebenso gute Englischkenntnisse im schriftlichen und mündlichen Bereich
sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket, insbesondere Word und Excel
sicherer Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsmitteln sowie die Bereitschaft, sich in universitäre Verwaltungs- und Personalmanagementsysteme einzuarbeiten
ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, ein verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
hohes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur zuverlässigen Koordination und Bearbeitung unterschiedlicher administrativer Vorgänge und zur Priorisierung paralleler Arbeitsprozesse in einem dynamischen Arbeitsumfeld
selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
Das wünschen wir uns:
Unser Angebot
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen:
https://jobs.uni-bielefeld.de/job/apply/5198/office-manager-in-m-w-d?page_langde .
Bewerbungsfrist: 20.11.2026
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.
Source: Bundesagentur fur Arbeit — German Federal Employment Agency · Retrieved 2026-11-08 · Not affiliated with or endorsed by the German Federal Employment Agency
Apply on official site →Guides with live statistics, pay, tax and rules for the place, employer and field of this ad.
| German | English |
|---|---|
| abgeschlossene ausbildung | completed vocational training |
| gute deutschkenntnisse | good German skills |
| englischkenntnisse | English skills |
| ausbildungsberuf | recognised training occupation |
| berufserfahrung | work experience |
| ansprechpartner | contact person |
| ihre aufgaben | your duties |
| bereitschaft | on-call duty |
| unbefristet | permanent |
| ihr profil | your profile |
| bewerbung | application |
| vollzeit | full-time |
| (m/w/d) | male/female/diverse (all genders) |
Office Manager*in (m/w/d), Office Manager*in (m/w/d) jobs, Office Manager*in (m/w/d) careers, apply Office Manager*in (m/w/d), Universität Bielefeld, Universität Bielefeld jobs, Universität Bielefeld careers, Sekretär/in, Sekretär/in jobs, Bundesagentur Sekretär/in, Full-time jobs Germany, permanent jobs Germany, jobs in Germany, German job market, Bundesagentur für Arbeit